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2020.06.10 WED

採用活動のオンライン化完全マニュアル〜採用担当必見の情報を総まとめしました〜

羽鳥 愛美

WRITTEN BY 羽鳥 愛美

こんにちは。広報の羽鳥です。

cloudpack.mediaではこれまでに、アイレットが実施したオンライン化対応として、オンライン入社式レポート採用活動のオンライン化研修のオンライン化、そしてオンライン面接のポイントについて紹介してきました。

今回はその総集編ということで改めてアイレットのオンライン化への取り組み、そして実際に得た効果などをまとめていきます。

コロナ禍の影響が長期化することを踏まえ、アイレットの採用への取り組みを知ってもらうと同時にぜひ採用活動オンライン化の参考にしていただけると嬉しいです。

現在の採用活動について

  • 新型コロナウィルス感染症の拡大防止のため、会社説明会から選考、入社研修はすべてオンライン化
  • 入社後も原則リモートワーク(アイレットでは、9月末までは原則リモートワークとなっています)

東京オリンピックへの対応として、既に採用のオンライン化を進めていたため、3月からという早いタイミングでスムーズにオンラインへの移行ができました。

なぜオンラインでやるのか

最終面接だけは対面で行いたいと、採用活動を延期する企業も多数

対面での面接ができないために採用活動を延期する企業も多い中、アイレットは、自分のキャリアについて十分悩み、まさに今転職をしたいと考えている方の気持ちに応えたいという思いで、延期することなくオンラインにて採用活動を継続することにしました。

経営不振により採用活動をストップする企業も

経営不振により採用活動をストップせざるを得ない企業が出るほど厳しい情勢の中、それでも伸びている業界の一部として通信とクラウドが挙げられます。親会社がKDDI(通信)で、アイレットはクラウドが主力事業なので、IT業界の中でも特に需要が高く、今後さらなる飛躍をするためにも採用活動を継続して人員を増やしていく予定です。

社会情勢の変化に柔軟に対応できる会社でありたい

今回の新型コロナウィルス感染拡大を機に、社会全体でリモートワークが標準化されていくと予測しています。地方に住んでいて都内の会社に勤めるという人も増えていくと考えられ、そういった働き方の変化にアイレットは柔軟に対応していきたいと考えています。

採用活動について

会社説明会

  • 中途採用イベント、新卒採用イベント共にZoomを活用しオンライン化
  • 会社説明に加え、バーチャル背景を活用したオフィスツアーや、チャットを活用した細かな質疑応答も行なっている

           [バーチャルオフィスツアーの様子]

採用イベントをオンライン化した結果として、参加数が増加(新卒は2倍増)しました。移動時間が削減でき、時間を調整しやすいため地方からでも参加ができることがポイントです。チャットで気軽に質問できるので、質問も多くなり、より深くアイレットについて知ってもらえる機会になっていると感じています。

オンラインイベントの注意点等はこちら

選考

  • 基本的に採用面接は2回実施(場合によって変更あり)、どちらもZoomを活用しオンライン化

オンライン面接に慣れていない分緊張してしまう人もいるので、面接前にブレイクタイムを多めに取る、対面よりも大きく頷いて反応を大きくする、聞き取りやすいようゆっくり話す、上から目線にならないようカメラアングルの調整をするなど注意を払っています。

結果として、オンラインでしか会話をしていない状況でも内定(内定承諾)まで至った方が出てきているので、選考としてはオンラインでも問題ないと感じています。逆に、時間の調整がしやすいなどのメリットを感じています。

オンライン面接のポイントはこちら

新卒社員における対応

入社式

Zoomを活用しオンライン化しました。
新入社員21名に1人ずつスピーチをしてもらうため、リハーサルをしっかり行ない、スピーチする人が画面に大きく映るよう、スポットライト機能を設定するなどの工夫をしました。テレビ取材が入っていたのですが、取材にきていた方からは「こんなにスムーズにオンラインで開催できるんだ」という言葉もいただきました。

入社式レポートはこちら

研修

4種類の研修を行いました。「組織理解」「技術研修」「AWS研修」についてはZoom、会社訪問や名刺交換などを学ぶ「ビジネス研修」についてはトレノケート株式会社様のVRコンテンツを活用しました。

初めて一人暮らしする人にはWi-Fiルーターを提供するなど環境整備を支援しました。また、集中力を確保するため休憩をこまめにとったり、同期同士の関わりや社内との繋がりを作るためオンライン飲み会やメンタリングを開催したりしました。
結果として、対面ではないからこそコミュニケーションが丁寧になり、全体的にスムーズに進んだことで、予習・復習や自己学習の時間確保に繋がりました。

6月5日に、研修の締めくくりであるプレゼン大会があったのですが、最後に人事担当者へ向け素敵なサプライズがありました!

         

出社できず、顔を合わせられない中で、各自が自分なりに工夫を凝らしながら約2ヶ月の研修を乗り切ってくれました。

オンライン研修のポイントはこちら

中途入社向けのフォローについて

入社1日目

  • 同じ入社日の方々は2-3人ずつ時間をずらして出社してもらい、PCセットアップ後に帰宅
  • 入社後のリモートワークに対応するためVPN設定も初日に実施

入社2日目

  • 朝から夕方にかけて、Zoomを活用してオリエンテーションを実施
  • 労務オリエンテーション
    入社手続きに関する案内だけでなく、住民税や保険証、給与・賞与支給日、福利厚生などを説明します。
  • 入社オリエンテーション
    アイスブレイクとして自己紹介をし、その後組織理解を深めていただくため、組織図や社長・副社長・役員、各事業部長・セクションリーダーを顔写真つきで紹介します。社員全体の職種内訳や、各オフィスのフロアマップ、社内で公開されている広報通信・人事通信、社内イベント「おつかれpack」などもここで紹介します。また、社内ツールにいち早く慣れていただくため、SlackやGmail、Backlogなど代表的なツールの使用方法を説明します。

※入社後の対応は、情勢や入社人数に応じて変更になることもあります。

           [6月入社のオリエンテーションの様子]

リモートワークにおけるフォロー

3日目より各チームに配属されます。チームによってフォローのやり方は異なりますが、一部紹介します。

  • 毎日の定例実施
    朝や夕方など、時間を決めて毎日定例を実施します。
    内容は、今日やることや、業務で詰まっていることなどを話すチームもいれば、みんなで顔を見て、おはようと挨拶をして雑談ベースでカジュアルに話すチームもあります。

中には、毎日同じ時間に出勤してお昼休憩を一緒にとり、同じ時間に退勤するなど、在宅勤務でも生活リズムを整えられるように工夫しているチームや、健康を気にして朝会は筋トレの時間にしているチームもあります!

  • 業務時間中に常にZoomを繋ぐ時間を設定
    Slackが使い慣れていない方にとっては、気軽に質問できる環境になるそうです。
  • オンラインランチやオンライン飲み会の開催
    新しく入社した方との交流をカジュアルに深めることができます。申請をすればドリンク代などは会社負担となります。
  • オンライン勉強会
    定期的に開催していた勉強会をオンラインで再開しているチームもあります。
  • 環境設備補助金・在宅支援手当の支給
    環境設備補助金5万円、在宅勤務手当毎月1万円が支給されることになり、快適に業務を進めるべくモニターや椅子などを買い揃えている社員も多いです。

まとめ

緊急事態宣言は解除されましたが、今後も新型コロナウィルスとは向き合っていく必要があります。そのため、アイレットでは9月末まで原則在宅勤務となっています。その後も状況を鑑みながら、働きやすい勤務体制を検討して行く予定です。

採用に関してもオンライン化は継続して実施していきます。
オンラインでやってみた結果、移動時間が削減できる分、地方など場所を問わず気軽に採用イベントに参加していただけるなど、良い効果が多くありました。

もちろん、オフィスを実際に見られたり、オフィスでの雰囲気を感じられたりと、オフラインのメリットもありますが、内容や参加する人の環境に応じてオフラインとオンラインの両方をうまく活用しながら採用活動を行なっていきたいと思います。

採用イベントについてはイベントページにて随時更新していきます。
ちなみに次回は6月17日(水)20時より中途採用向け会社説明会うぇぶはち会を開催しますよ。
転職を検討中のエンジニアの方はぜひご参加ください!

以上、アイレットが実施している採用活動のオンライン化についてまとめてみました。
最後まで読んでくださりありがとうございました!

羽鳥 愛美

羽鳥 愛美

2016年3月入社。アイレットの広報担当。 新潟県小千谷市出身。おいしいお肉とビールが好き。