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2020.04.07 TUE

オンライン入社式開催レポート

羽鳥 愛美

WRITTEN BY 羽鳥 愛美

アイレットは、4月1日に新卒第6期生の入社式を執り行いました。
今年は新型コロナウィルス感染症の感染防止のため、初のオンライン開催となりました。
この記事では、当日までの準備についてや、オンライン開催でのポイントなどを紹介します。

当日までにやったこと

アイレットでは、どんな状況下においてもお客様に安定したサービスを提供できるような体制を整備してきました。その結果、スムーズにオンライン入社式を開催することができました。

今回利用したのは、ビデオ会議ツールである「Zoom」です。
アイレットの社員は日頃から「Zoom」を活用してオンライン会議等を実施しているのですが、新入社員は「Zoom」を使ったことがない人が多かったので、まずは、使い方マニュアルを作成し、展開しました。

そして、当日滞りなく進行するために、リハーサルを2回を実施しました。
リハーサルでは、マニュアルを基にZoomの使い方や、スピーチのタイミング、通信環境を1人ひとり確認していきました。

今年は21人の新入社員が入社をするため、毎年のように1人ひとりにスピーチを行ってもらうか、代表者1人に行ってもらうか悩みました。しかし、なるべくオフラインでの開催内容と一緒にしたかったことと、オンラインでも、役員に対してちゃんと新入社員の紹介をしたい、新入社員にはこれから社会人のスタートだっていう意識を持ってほしいという想いがあったため、スムーズな進行を行うことで全員にスピーチをしてもらうことになりました。

入社式当日

当日、最低限運営に必要なメンバーが会議室に集まり、朝から準備を行いました。
開始の40分前に新入社員にZoomに参加してもらい、音声のチェックやスピーチのテストをしました。

新入社員の緊張をほぐすために楽しく会話を挟むこともポイントです!
入社式にはアイレットの代表取締役会長・社長をはじめ役員のみなさんに自宅などから参加をしてもらいましたが、「Zoom」のバーチャル背景という機能を活用してロゴを映し出したり、自分の名前を背景にしたりとみなさん楽しんでいました。

小さいですが下の段が役員たちです。

当日のアジェンダはこちら。

21人全員のスピーチも自己紹介の画面と実際に話してる画面がスポット(小さく右上に映るもの)を両方を利用することで、印象に残るスピーチになりました!

そして当日は、なんとテレビ取材が入りました!

無事に首都圏ネットワークやおはよう日本など何個かの番組で放送されて、この状況の中ですが会社全体が盛り上がることができました。
(写真は媒体側の許可を得て掲載しています)

ちなみに取材にいらっしゃった方々が「すごい!こんなにスムーズにオンライン開催できるんだ!」と進行のスムーズさに驚かれていました。
最後にスムーズに開催するためのポイントをまとめたいと思います!

オンライン開催のポイント

■社長の祝辞など、スピーカーの画面が最大に映るような工夫が必要
Zoomの場合、管理者が映し出したい画面をスポットライト設定することで、その画面が大画面に映し出されます。
司会者がいるイベントについては、司会者が映るようにカメラ位置の調整をしっかりと行うことが大切です!

■不慣れな方が気軽に参加できるように、音声・画面の切り替えを全て管理者側が担当
管理者であれば、参加者のミュート/ミュート解除や画面の切り替えを実施できるので、管理者側で進行の練習をしておくとスムーズに開催できるかと思います。

■リアクション機能を活用する
音声などのトラブルが生じたり、質問があったりする場合は、「手をあげる」という機能やチャット機能を活用すると便利です。
リアクションを確認する担当を1人つけておくことでリアルタイムに対応可能となります。

当たり前のことですが、参加者に安心して参加してもらえるように運営側がしっかりとリハーサルを行うことが重要ですね。また、利用するツールの機能を最大限に活用することもポイントです。
簡単にはなりますが以上で入社式のレポートとさせていただきます!

初の試みでしたが、新卒社員の皆さんには入社してくれた事への感謝と、社会人としての心構えをきちんと伝えることができました。
また、アイレットは中途・新卒採用イベント、そして新卒研修を現在オンラインにて開催しています!
こちらについてもまた詳しく紹介させていただきますね。

それでは最後まで読んでくださりありがとうございました!

羽鳥 愛美

羽鳥 愛美

2016年3月入社。アイレットの広報担当。 新潟県小千谷市出身。おいしいお肉とビールが好き。