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2021.07.15 THU

テーマは「一体感」!「iret UNITE DAY」開催レポート

羽鳥 愛美

WRITTEN BY 羽鳥 愛美

アイレットは、2021年6月30日に全社キックオフ「iret UNITE DAY」を開催しました。
全社キックオフは年に1回開催され、経営方針や各事業部の活動報告などが発表されます。

コロナ禍に伴い、昨年からはオンラインでの開催となっています。

今回の記事では今年開催した全社キックオフ「iret UNITE DAY」を振り返り、
うまくいった点や反省点などをまとめていきたいと思います。

オンラインでの全社イベントを検討中の方などが、参考にしていただけると嬉しいです。

今年のテーマ「一体感」

昨年は急遽オンラインでの開催となったため、役員や各事業部長の発表を事前にレコーディングし、その動画を事業部やチームごとに視聴してもらう形式にしました。

イベントとして扱っていいのかも微妙なラインですね(笑)

当日は、事前にレコーディングしていた動画を再生していくのみだったので音声トラブルなどはなかったものの、やはり「一体感」「イベント感」を感じることができませんでした。

そこで今年は、「一体感」をテーマに企画を進めていくことになりました。

イベント名とロゴを製作

毎年「全社キックオフ」というイベント名で開催していましたが、全社員が楽しむことができ、さらに「イベント」として認識してもらえるようにイベント名を運営チームで考えました。

そこで決まった名称が「iret UNITE DAY」です。

「UNITE」は「団結」という意味があり、このイベントをきっかけにさらに団結していきましょうという意味が込められています。

また、その年のテーマを参加者にもわかりやすく伝えることを目的に、タグラインをいれることにしました。
今年のタグラインは「#離れていても心はひとつ」です。

コロナ禍に伴い在宅勤務が中心となったアイレットですが、離れていても目標をしっかりと共有して一丸となって頑張っていきましょうという想いから、このタグラインに決まりました。

タグラインが毎年どう変化していくのか今からとても楽しみです!

そして、アイレットのデザイン事業部にイベントロゴを製作してもらいました。何個か案を出してもらったのですが、どれもユニークでかわいくて選ぶのがなかなか難しかったです。

運営チームで話し合った結果、「おしゃれさ」と「ワクワク感」を感じることができるこちらのロゴに決まりました。

発表スライドのテンプレートにロゴを入れたりして、各場面でより雰囲気が盛り上がったと思います!
デザインチームのみなさんありがとうございました。

ライブ配信での実施

「一体感」を考えた結果、今年はライブ配信に挑戦しました。

役員や全事業部長に当日集まってもらってライブ配信することは新型コロナの感染リスクが高まるため、各発表は昨年と同様、事前収録をしました。

イベント当日は、事前に収録した動画を再生するのは昨年と変わらないものの、進行自体はライブ配信で行う形式です。

写真はリハーサルの様子です。
背景をロゴにしたらライブ感がよりアップしました!

運営チーム4名が出社し、広い会議室で換気をするなど感染症予防を徹底しながらライブ配信を実施しました。

「Comment Screen」を導入

さらに「一体感」を出すために、オンライン会議アプリ「Comment Screen」を導入しました。
Comment Screen は視聴者が投稿したコメントやリアクションが、ニコニコ動画のようにスライドに流れるサービスです。

これにより、発表中に「すごい!」「おめでとう!」とコメントが流れたり、
拍手などのリアクションを送ったりすることができました。

見ているだけではなくコメントやリアクションで参加することができて、参加者も楽しんでくれたのではないかと思います!
参加者アンケートでも好評でした!

私個人的には、リアクションはもちろんですが、休憩時間にしりとりをして遊べたのが楽しかったです(笑)
相手をしてくれたみなさん、ありがとうございました!

配信ツール

今回「一体感」を出すべく双方向でのコミュニケーションを図りたかったので、Comment Screen を利用できることを第一に配信ツールを選びました。

色々なサービスを検証した結果、今回は「Zoom」での配信となりました。

Comment Screen を利用する際、ZoomでもGoogle Meetでも全画面共有をしなければいけないのですが、Google Meetを利用する場合、全画面共有をしてしまうと再生する動画の音声が聞こえないので注意が必要です。

「oVice」を利用した懇親会

各発表終了後にバーチャルオフィス「oVice」を利用したオンライン懇親会を開催しました。
「コーポレート統括本部への相談部屋」や「ステイホームの過ごし方」などのテーマを設けた部屋のほか、自由にテーマを設けることができる部屋も用意しました。

私は育児の関係で遅れて参加しましたが、なかなか盛り上がっている様子が窺えました。
私自身も久しぶりに色々な事業部の人と話すことができて楽しかったです。

ただ、初めましての人だとどうしても話しかけづらいので、参加者が満遍なく交流できるゲームなどを用意してもよかったかなと思います。

ちなみに飲食費は1人2,000円まで経費精算可能でした!ありがたい!

開催してみての感想と反省点

事前準備から当日の配信まで色々なハプニングが発生しバタバタとしましたが、イベント中はトラブルなく配信ができて安心しました。

今回開催してみて気づいた点をまとめていきます。

・Comment Screen おすすめです!
オンラインでのイベントだとどうしても参加者の反応が見えづらいですが、Comment Screen を利用することでただ聞いているだけのイベントにはならず盛り上がることができたと思います。

初めて使う時はやはり不安があると思うので、会の最初に使い方の練習でコメントやリアクションを試してもらう時間を作ることを推奨します。

・イベントの所要時間問題
今回は9事業部より発表があったので、必然的に所要時間が長くなり、3時間近くかかってしました。
オンラインで長時間の配信・視聴はかなり体力を奪われるので、2日に分けるなど策を練らないといけないですね。

・懇親会問題
なかなか会えない分、知り合い同士で固まって話してしまいがちです。
オンラインで初めましての人同士が交流できるような部屋を作ったり、ゲームを開催したりと、何かしらの工夫が必要だと思いました。

その他アンケート結果を踏まえながら、来年またオンラインでの開催となった場合でも、参加者により楽しんでもらえるようなイベントに改善していきたいと思います。

でもやっぱり、早くオフラインで集まりたいですね。

現在、東京は4度目の緊急事態宣言発令中です。
まだまだ気を緩めず感染予防対策を徹底していきましょう!

簡単なレポートとなってしまいましたが、最後まで読んでくださりありがとうございました。

羽鳥 愛美

羽鳥 愛美

2016年3月入社。アイレットの広報担当。 新潟県小千谷市出身。おいしいお肉とビールが好き。