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2021.03.24 WED

ジョブカンワークフロー×クラウドサインで契約業務を大幅にスリム化。
テレワーク環境整備の後押しにも

馬場 勇樹

WRITTEN BY 馬場 勇樹

※本記事は、クラウドサインを運営する弁護士ドットコム株式会社より許諾を得て掲載しています
転載元:クラウドサイン
2021年3月12日掲載記事より転載

アイレット株式会社
コーポレート統括本部長 清水那昭様
法務・コンプライアンスグループ グループリーダー 山内雅典様
外注管理グループ グループリーダー 三品晴輝様
事業戦略本部 マーケティングセクション マーケティング
コミュニケーショングループ 馬場勇樹様

契約がスピーディーになり、条件交渉など割くべきところに時間を割けるようになりました。

──御社の事業内容について教えてください。

当社アイレット株式会社は、AWS(Amazon Web Services)の導入・運用保守の代行サービスである「cloudpack」を主軸事業に成長してきた会社です。オンプレミスからクラウド環境に移行したいお客様や、新しくクラウド環境でシステム構築したいお客様に向けて、インフラの設計構築、導入支援から、システム・アプリケーション開発、デザイン制作、運用保守のサポートに至るまで、ワンストップでサービスを提供しています。

2017年にはKDDIグループに参画し、クラウド技術に関するノウハウを活用しながらグループ各企業との連携を深め、企業のサービス開発や新たなビジネスの創出を支える基盤を強化しています。また、2013年に日本初のAWSパートナーネットワークにおけるAPNプレミアコンサルティングパートナーの1社として認定を受け、2019年にはGoogle Cloudのプレミアサービスパートナーの認定も取得し、クラウドにおけるあらゆるお客様のニーズに合わせたソリューションを提供しています。

アイレット社が提供する「cloudpack」は、クラウド導入だけでなくUI/UXデザインまで支援する

──クラウドサインを導入するきっかけについて教えてください。

清水様
社内ワークフローシステムとしてはジョブカンワークフローを2019年に導入し、すでに浸透していました。2020年はテレワーク化が一気に進んだことから契約締結の電子化も急務となりました。

そんな中、2020年6月にジョブカンワークフローがクラウドサインとの連携に対応したということもあり、省力化を目指す上でも、既存業務との親和性が高いと思われたクラウドサインを選んだ、ということになります。

──従来の契約関連業務の中で課題となっていたことはありましたか?

山内様
紙の契約書の保管や処理方法に悩まされていました。紙で契約を締結したときは、紙書類を保管するだけでなく、毎回スキャンしてデータでも保存しています。そういった作業を不要にするためにも最初から電子化したいと考えていました。

また、セキュリティ上の観点からSSO(シングルサインオン)等が必須で、それを無視してツールを導入することはできません。そのため、SSOに対応しているクラウドサインのビジネスプランで契約しました。

──現在は業務のどの部分でクラウドサインを使われていますか。利用されるときの流れも教えてください。

清水様
秘密保持契約書や業務委託契約書、基本契約書、発注書などで利用しています。全社的に、社外との取引契約に関しては法務部門や外注管理部門を経由しますので、その2部門で一括してクラウドサインを利用している状況です。

山内様
チーム内や部署間のやりとりは別のプロジェクト管理ツールを使っていて、契約に絡む社内連絡も、お取引先様と契約内容について合意するまでは同ツール内で情報共有しながら進めています。合意が取れた後、法務部門にて製本、印紙貼り付け、押印、郵送をする、という流れでした。当然ながら、その際には押印申請も必要でした。
しかしクラウドサインの導入後は、契約書の製本や押印申請、押印、郵送など、の作業がすべて省けています。

──クラウドサインを使った電子契約は全体からみてどれくらいの割合になっているでしょうか。

山内様
法務部門が担当する部分では、お取引先様に電子契約のメリットを伝えながら、できるだけクラウドサインでの締結をお願いしています。

クラウドサインでの締結依頼を契約書の雛形に記載している

それでも紙の契約書をご希望されるお取引先様も少なくないので、全体の50%余りが電子契約に置き換わっています。お取引先様によっては別のツールをご希望される場合もあり、お取引先様に合わせて柔軟に対応しています。

ただ、「プロジェクトの都合から短期間で契約を結びたい」というようなケースでは、紙よりも時間をかけずに締結できる電子契約を選ばれることが多くなります。昨年末は紙の約3倍の件数になりました。

三品様
発注の契約書については、ほぼ100%が電子契約です。クラウドサインのような電子契約に対する理解があり、すでにクラウドサインを利用したことのあるお取引先様が多いこともスムーズに承諾していただける理由かと思います。

──クラウドサインの導入以来、業務効率のアップなど、効果として実感しているところはあるでしょうか。

山内様
在宅勤務になってからは週2日の出勤で契約書の郵送対応を行っていました。ところがジョブカンワークフローにクラウドサインを連携したことで、紙の契約書が減り、週1日の出勤に減らすことができました。1カ月換算で32時間分の時間削減になった、と言えるのではないかと思います。

契約書のデータがPDFなので、素早くテキスト検索できることもメリットです。過去の契約内容を遡って確認したいときに役立ちます。その上、契約締結がスピーディーになることで、契約内容について交渉したり、契約書の内容をじっくり読み込んだりする時間もその分多くとれます。
受託業務が多い関係でお取引先様との条件交渉は頻繁にありますが、時間を割くべきところに割けるのはありがたいです。

清水様
以前だと、営業部門での受注稟議と法務部門での契約書送信が別で動いていて、互いにその確認がしにくい状態でした。そこをジョブカンワークフローのクラウドサイン連携によって、受注稟議と契約書送信の手続きを一本化できるようになり、相互に確認できるようになった、というメリットもありました。

──今後クラウドサインの活用をどんな風に広げていこうと考えていますか。

三品様
会社規模の拡大に伴い、紙の契約書の管理は手間がかかるので、少人数での管理に限界を感じていました。しかし、クラウドサインを導入したことにより、多くの部分が省力化できるようになり、今後取引の数が増えていったとしても、運用次第で少人数での対応が可能になると感じています。

山内様
ジョブカンワークフローという今まで自分たちがずっと使ってきたツールのなかでシームレスに利用できるのは安心できます。
他ツールとの連携等により、更なる契約書管理の工数削減も可能であると感じています。

──これからクラウドサインを活用していきたいと考えている他の会社の方に向けて、アドバイスやメッセージがありましたら。

山内様
国産サービスということもあるのか、とにかくサポートが手厚い印象があり、安心して使えるのが大きいです。クラウドサインは今後ますます日本で普及していくように感じています。

清水様
今の世の中、在宅勤務をはじめ場所を選ばない働き方がトレンドになっています。そういった中で出勤せずに対応できる電子契約はもはや必要不可欠なツールです。コロナ禍になって改めて、契約書類を管理するためだけに交通費や保管場所など無駄なコストをかけていたということを意識するようになりました。契約締結に関しても、これからはニューノーマルに対応する形で取り組んでいかないといけない、と実感しているところです。