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2016.01.13 WED

ハンコ文化、サイン文化をデジタル化して業務効率を上げる作戦

WRITTEN BY齊藤 愼仁

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シンジです。そもそも日本にはサイン文化がほぼ無いのですが、そこがミソで、サイン文化が根強い国々では、これをデジタル化してやろうじゃないか、しかも実サインよりも確実で安全でペーパーレスで簡単なものにしようじゃないか、というサービスが普及しています。これが凄く良く出来ていて感動物なのですが、日本はハンコ文化だから関係ねーなと思っていたら、ハンコでも出来そうな気がしてきたので調べ始めたらテンション上がりまくったという話しです。

サイン業務をデジタル化したのはDocuSign

DocuSign eSignature | Digital Transaction Management

https://www.docusign.com/

cloudpackは様々なSaaSなりを契約しまくっている関係上、どうしても海外業者との契約書や支払いなどを直接やりとりするシチュエーションがあります。

今回シンジに来たのは、たまたまPing Identityから送られてきた契約更新の書類なのですが、サインして返送してくれ的な感じかと思ったら、メールにユニークなURLがさらっと貼られているだけだったんですね。

そのURLがDocuSignのURLだったのです。要するに、Ping IdentityはDocuSignと契約していて、契約業務にDocuSignのサービスを利用しているということです。

そしておもむろにそのメールに書かれているURLへアクセスすると、PDF的な書類が出てきて、最下部には既に自分の名前などが入っているではありませんか。あと2箇所入力して、次へを押してねって書いてあるので、言われるがまま入力すると、、、

Shinji Saito のサインは、こんな感じでいいよね?他にもテンプレートあるけど選ぶ?

って聞かれるんです。まるで手書きのようなサインが既に書かれているという。なんかこえーけどすげー。しかも紙にサインして、それをスキャナでPDFに取り込んだような感じに仕上がっている。

そしてまた次へを押すと、このドキュメントのコピーを保存したいならアカウント作ってね、いらないならアカウントも作る必要無いからこれで完了にするぜ?って言われました。別に要らないので完了にしました。

超簡単やん。しかも自分でサイン書かなくていいとか楽やん。素敵やん。

でも日本てハンコ文化やん?

日本でハンコと言えばあの会社さんですよね

そう、シヤチハタ工業さんです。シャチハタではありません。キャノンではありません。キヤノンさんです。いえ、シヤチハタさんです。そうなんです。

そこでシンジは思い出した

実はシヤチハタさんは、Boxと連携出来るソリューションを持っているんです。

パソコン決裁 Cloud(クラウド)

http://dstmp.shachihata.co.jp/dc/

Box上に保存されているドキュメントにたいして、ハンコを押せるというオモシロソリューションなのですが、Boxで厳密なファイル管理やアカウント管理がされているかつ、ハンコを押せるので、アクセス履歴や時間、ログもコントロールできるということで、大変画期的だなーと思っていたところなのですが、「Boxを前提」という点でむむーと思っていたところです。

んでもっていろいろ調べてたら

実はDocuSignとシヤチハタさんが業務提携したというではありませんか。なんという時代の最先端。日本のアナログ文化を支える企業が、クラウドビジネスに積極的という、感動物です。

更に更にすごいのが

実はBoxとDocuSignはシステム上で連携することが出来るので、ハンコを押させたいユーザーにたいしてBoxやDocuSignのアカウントが無かったとしても、会社のポリシーに応じて作って貰ったり、不要であったり、そのドキュメントを全てBox上で管理したり、ワークフローに乗っけたり(サインされたら別のフォルダに移動するなど)が出来るということなんですね。

シヤチハタ + Box + DocuSign

このクラウド連携がもたらす恩恵は、おそらくcloudpackでは革命的な業務効率化と共に、セキュリティレベルを引き上げることになると考えています。これまでハンコが必要な書類は、メールで受信して、印刷して、ハンコ押して、スキャナでPDFにして、パスワード付きZIPにして、メールで送る、という流れが一般的なのでは無いでしょうか。なんとう煩雑さと脆弱さ。

なによりも美しくない。

でもなんか、昔からそうやってるから、それが正しいもんだと思ってやってる人も多いかと思います。また、「そうは言ってもハンコは使うよ」という人もいると思います。いや、それはそれでいいのです。シンジもハンコは捨てません。そうでは無くて、cloudpackでは可能な限りデジタル化することで良い変革を起こせると思ったので、勢いとやる気があれば、まああとは何とかなるでしょうという熱い想いだけ。

実装はこれからですが

DocuSignはSSOも使えるし、Boxのアクセス管理やアカウント管理も素晴らしいし、どちらもAPIで独自実装出来る。シヤチハタさんのサービスがどの程度かまだ分からないことが多い物の、なんかすごい勢いを感じているので、とりあえずシンジはその波に乗っていろいろ試して見たいと思います。

進捗があればまたブログで。

元記事はこちら

ハンコ文化、サイン文化をデジタル化して業務効率を上げる作戦

齊藤 愼仁

cloudpack 社内インフラ担当、情報セキュリティ責任者。HPCを経て現職に至る。無類の猫好きで、すだち君という名の猫を飼っている。